Глава 4: Выявление повестки дня
Оригинал: AGENDA DETECTION
Я ненавижу собрания.
Да любой их ненавидят, потому что все мы видели уж столько собраний, которые настолько очевидно провалились[1], что теперь мы заходим в комнату для совещаний, садимся… скрещиваем руки на груди и думаем: “Ну ладно, и сколько же это собрание продержится до провала?”
А потом оно проваливается. Время потрачено зря. Воздух накалён. Недомолвки утверждены, что обеспечивает исторический антагонизм менеджеров.
Существует основное умение, которое тебе необходимо всякий раз, когда ты приходишь на потенциально провальное собрание. Это умение важно как в том случае, если ты участник, так и в случае, если ты это собрание проводишь. Это умение выявлять повестку дня.
Проще говоря, выявление повестки дня – это умение понять:
- Какие типичные роли есть на собраниях и как участники их принимают
- Что эти роли ожидают от собраний
- Как использовать это понимание, чтобы свалить к чертям с этого собрания как можно быстрее.
Если ты хоть раз не понимал, что происходит на собрании – если ты сидел там думая, почему же, ко всем чертям, эти люди, эти менеджеры, которым платят большие деньги за то, чтоб они двигали контору, просто не могут сделать или сказать до боли очевидные вещи, то продолжай читать.
Первое, что надо сделать, чтоб слинять с собрания, это определить тип собрания, на котором ты сейчас. Повестка дня могла бы помочь, но, так как большинство собраний проводятся без неё, она не поможет. Вариантов в прочем не много – ты либо на информационном собрании, либо на собрании по разрешению конфликтов.
На информационных собраниях – сюрприз – распространяется информация. Это твои любимые ежеквартальные общие собрания, собрания персонала… любые собрания, где есть постоянная подразумеваемая повестка дня. В таких собраниях можно участвовать двумя способами: докладывать и слушать.
Роли и повестки на таких собраниях просты. Докладчики докладывают, а слушатели слушают. Понял? Не решается никакая задача кроме передачи информации… это всё. Чем быстрее это произойдёт, тем скорее все смогут вернуться к работе.
Ты легко можешь определить народ, который это не догоняет. Это персонажи[2], которые всегда задают одни и те же (или случайные) вопросы во время общего собрания с надеждой, что просто спрашивая они что-то изменят. Это благородно… говорить что думаешь на глазах у всех. И это пустая трата времени. Чуваки, это информационное собрание. Докладчики там только для того, чтоб передать то организационное знание, которое необходимо, чтобы предотвратить восстание. Когда очередной персонаж начинает говорить, каждый, кто понимает суть этого собрания, думает: “Ну блин, очередной бесполезный вопрос, который задержит меня ещё дольше. “
Я не говорю, что раскачивать лодку во время обязательной части “вопросы есть?” на таких собраниях не реально, просто это не эффективно. Парни там сидят, чтобы кивать, а не решать вопросы. Вот где такой персонаж должен встревать, так это на следующих в нашей классификации собраниях – по разрешению конфликтов… это там он может влиять на народ, потому что люди ходят на эти собрания, чтобы решать вопросы.
На собраниях по разрешению конфликтов есть проблема, которую необходимо решить. Очевидно, что она не может быть решена по email, IM или разговорами в холле, поэтому какая-то светлая голова решила потратить впустую ещё немного времени собрав всех на собрание, где пропускная способность высока, а временные потери значительны.
Выявление повестки дня на собраниях по разрешению конфликтов сложнее. Чтобы увидеть это в действии, давайте смоделируем собрание:
16:00, вторник. Ты, старший разработчик Ваня, ещё два разработчика, кто-то от продакт-менеджмента и руководитель проекта. Руководитель проекта собрал это собрание, чтоб решить проблему. Видишь ли, парни из sales продали что-то, что твоя контора не производит. Ты на собрании, чтобы рассказать, сколько будет стоить сделать эту фигню, которую вы никогда не делали, но уже продали. Знакомо? Я так и знал.
Выявление повести дня начинается с классификации игроков. Вообще есть два больших класса для идентификации: игроки и пешки. Простое различие между игроками и пешками состоит в том, что игроки хотят чего-то добиться от собрания. Именно они хотят участвовать. Они будут соглашаться, активно кивать и с трудом удерживаться от того, чтоб не завалить своими бумажками весь стол.
Пешки же либо молчат либо являются инструментами проведения собрания – в любом случае они мало что добавляют собранию и рассматривать их как способ побыстрее слинять с собрания бесперспективно. Термин пешки ни в коем разе не является уничижительным… Эти пешки вполне могут быть владельцами компании, но они просто не вносят никакого вклада на этих собраниях… это не их задача.
Определить игроков и пешек просто – ты можешь сделать это имея список участников и немного знаний об организации. Давай попробуем применить это на нашем гипотетическом собрании.
Для начала, можно предположить, что все разработчики это игроки – они обладают техническими знаниями, которые они могут выложить на стол, иначе чего бы их приглашали? Кто-то от продакт-менеджмента тоже игрок, так как представляет отдел продаж на этом собрании. Руководитель проекта на этом собрании пешка… всё что он сделает, это удостоверится, что action items будут записаны и что собрание закончится вовремя.
Совет по работе с собраниями #1: идентифицируй игроков
Если ты сидишь на собрании и не в состоянии идентифицировать ни одного игрока, то вали от туда ко всем чертям. Это просто потеря времени. Такие собрания обычно собирают всякие мыльные пузыри, которым нравится поговорить, но которые не имеют никакого реального влияния на организацию/проект/ни на что. К несчастью, если ты новичок в группе, то тебе придётся пару раз обжечься с этими пузырями прежде, чем ты научишься избегать этих абсолютно, блин, бесполезных собраний. Хреново быть новичком.
Вот мы смотрим на игроков и проявляется следующее действие в выявлении повести. Это определение позиции каждого из игроков относительно решаемого вопроса. Чем бы это ни было, всегда есть два подкласса игроков: защитники и противники[3].
Защитники это игроки, которые на текущий момент находятся на выигрывающей стороне вопроса. Они и так получают, что хотят, и не расположены договариваться. Да им, ёлки-палки, вообще не надо там быть… они присутствуют только, чтоб поглядеть на корчи противников. Тем не менее, они на собрании и они, вроде, хотят слушать противников, так ведь? Возможно.
Противники, понятное дело, это те, кто сейчас в заднице. Скорее всего это те, кто громче всех кричал, чтоб это собрание побыстрее собрали. Противников обычно легко распознать, так как они демонстрируют ту или иную степень задолбанности.
Совет по работе с собраниями #2: идентифицируй противников и защитников
Точно так же как игроки, и защитники и противники просто обязаны быть представлены на собрании, чтобы получить хоть какой-то эффект – в противном случае вы просто будете говорить, говорить и говорить. Противники гарантированно будут на собрании, потому что это именно они кричат и суетятся по поводу собрания. Но если нужен результат, то необходимо присутствие защитников. Какой-то конкретный защитник возможно не сможет присутствовать, но тогда он должен назначить доверенное лицо, иначе противники просто побрюзжат, народ покивает и всё закончится ничем.
Теперь попробуем идентифицировать защитников и противников на нашем гипотетическом собрании.
В примере выше совершенно ясно, что это разработчики, которых просят построить продукт, который не существует. Они в шоке и они устроили это собрание, чтобы уточнить степень своего разочарования. Привет, противники.
Так как мы уже определили нашего руководитель проекта как пешку, то остаётся предположить, что продакт-менеджер защитник. Но погодите – вот мы на собрании, а продакт-менеджер говорит как разработчик: “Чёртовы сейлы. Какого они там себе думают вообще? Это самый последний раз ля-ля-тополя…”
Так что – наш продакт-менеджер оказался противником? И это, типа, значит, что Рендс считает, что я должен сматывать удочки и сваливать? А вот и нет, этот продакт-менеджер – защитник… просто она умная. Нормальной тактикой для хорошего защитника является не показывать, что он защитник. Это позволяет им не принимать огонь на себя по поводу предмета конфликта. Настоящие защитники вообще не в комнате – настоящие защитники, в этом примере, это те парни из sales, которые подмахнули продажу несуществующего продукта… кроме, разве что, случая когда они забили на эту и заключают ещё более нереальные сделки. Так что продакт-менеджер просто пытается надуть разработчиков фразами типа: “Послушайте, это трудноразрешимая проблема, которую ОНИ подсунули НАМ… что же МЫ будем с этим делать?” Блестящая подстава[4], правда? Ну и ладно. Зарабатывают-то они меньше твоего.
Этот этап пройден. Наши пешки отсеяны. Наш хитрый защитник кивает… Успокаиваемые её поддельным сочувствием, наши противники кричат, а ты – к сожалению – всё ещё на собрании.
Но веришь или нет, а сложная часть позади.
Если ты был внимателен, но уже довольно чётко понимаешь, кто есть кто и где эти кто… теперь всё что осталось сделать – это понять, что кто хочет. Пешки ничего не хотят – с них хватает того, что их пригласили. Защитники присутствуют, чтобы продемонстрировать, что этот вопрос – их собственность, полная и безоговорочная… когда-нибудь они всё равно уйдут, чем раньше, тем лучше.
Отсюда ясно, причина, по которой ты ещё сидишь на собрании – противники. Вопрос в том, что же они хотят?
Стоп. Тут тебе приходят на ум прошлые собрания, некие ужасные собрания, где вопрос так сложен, что такой простой процесс идентификации ну никак не применим. А вот и нет! Ты просто сразу кидаешься решать проблему, а на этом многие погорели. Ты разобрался кому важно решение вопроса? Ты знаешь, кто принимает решения на этом ужасном собрании? Ты выявил людей, кому это и правда интересно? Тех, кто понимает, что к чему? Если нет, то ты заслуживаешь каждую бесполезную минуту этого собрания.
Я уверен, что большинство собраний на этой планете занимают много времени и приносят мало пользы из-за того, что люди сидящие вокруг стола просто не врубаются, с кем, блин, они говорят и чего они хотят.
Да-да, противники, конечно, чего-то хотят. И чтобы смыться за дверь тебе надо удовлетворить их потребности, а их потребности просты… настолько просты, что ты будешь смеяться. Противникам нужен план. Просто удостовериться, что существует план, который каким-то образом обратит внимание на вопрос, который их волнует. И не важно от кого исходит этот план – пешки, игрока, защитника, противника… кто-то должен собрать всё в конструктивный план, донести это до противников и… готово. Можно выходить.
Это не обязательно должен быть классный, честный или детальный план – он просто должен быть. Противники тебя не выпустят с собрания до тех пор, пока не появится ощущение продвижения вперёд (“план”). Если ты запланировал час на собрание, и этот час прошёл, ты думаешь: “Ну отлично, осталось только выйти”. И, опять, ошибаешься, потому что противники возвращаются на свои места и тут же назначают повторное совещание, на котором эта организационная глупость будет продолжена.
Совет по работе с собраниями #3: определи в чём вопрос
Очень возможно у тебя полный комплект необходимых игроков и защитников/противников, но, опять же, это может быть слишком много. Если прошло тридцать минут, а ты всё никак не можешь понять, в чём вопрос, то пора расходится… слишком много вопросов. Кто-то, кому до этого больше дела, чем тебе, должен вычленить из всего этого хаоса вразумительную формулировку вопроса, чтобы защитники и противники могли спорить про одно и то же.
Собрания всегда будут неэффективными из-за того, что язык сложен. Собрать в одну группу людей с одинаковым организационным сленгом, которые бы внятно общались тоже достаточно тяжело. Собрания дают нам возможность подключить другие организации со своим сленгом. Это делает языковой хаос абсолютным, но теперь тебе на это плевать. Тебе не обязательно знать, что они говорят, так как с помощью определения повестки дня ты можешь понять, чего они хотят, достать это для них и, наконец, свалить ко всем чертям.
« Глава 3: Истерика по понедельникам | Index | Глава 5: Право на указ в разрезе »
- настолько очевидно провалились. в оригинале “sucked so badly”. ничего лучше чем “провал” не придумал. понимаю, что это мягко, но зато стыкуется с другими применениями слова suck по тексту.
- персонажи. в оригинале “wack jobs”. wack – имеет 2 разных значения: “приятель” и “псих”. поскольку первое больше относится к британскому сленгу, а Рендс американец, то навряд ли он имел в виду что-то хорошее :). а раз “псих”, то наше “персонаж” вполне подходит.
- защитники и противники. в оригинале “the pros and the cons”. дословно – за и против. но нужны существительные.
- подстава. в оригинале “bait and switch”. выражение обозначающее недобросовестную рекламу, когда что-то предлагается по заниженной цене (bait), а потом выясняется, что этого чего-то нет, и вам предлагают переключиться (switch) на более дорогой аналог.